Avis relatif aux pratiques en matière de confidentialité

LA PRÉSENTE NOTIFICATION DÉCRIT LA MANIÈRE DONT VOS INFORMATIONS MÉDICALES PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES, AINSI QUE LA MANIÈRE DONT VOUS POUVEZ Y ACCÉDER. VEUILLEZ LA LIRE ATTENTIVEMENT.

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Adresse e-mail du responsable de la protection de la vie privée : info@chemoexperts.org

Date d'entrée en vigueur : 6 juin 2025

RÉSUMÉ
Voici un résumé de la manière dont nous pouvons utiliser et divulguer vos informations médicales protégées, ainsi que de vos droits et choix concernant ces informations. Nous vous expliquerons ces points plus en détail dans les pages suivantes. 

Vos droits
Vous avez le droit de :

• Obtenir une copie de vos informations médicales protégées, sur support papier ou électronique.
• De corriger vos informations médicales protégées.
• Nous demander de limiter les informations que nous partageons, dans certains cas.
• Obtenir la liste des personnes avec lesquelles nous avons partagé vos informations.
• Demander que les communications restent confidentielles.
• Obtenir une copie de la présente déclaration de confidentialité.
• Choisissez une personne pour agir en votre nom.
• Déposer une plainte si vous estimez que nous avons violé vos droits à la vie privée.

Vos choix
Vous disposez de certains choix concernant la manière dont nous utilisons et partageons vos informations lorsque nous :

• communiquons avec vous ;
• Faisons la promotion de nos services.
• Collecter des fonds.

Nos utilisations et divulgations
Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations lorsque nous :

• vous soignons. 
• Facturer nos services. 
• Gérer notre organisation. 
• menons des recherches ; 
• Nous conformons à la loi. 
• Répondre aux demandes de don d'organes et de tissus. 
• Collaborer avec un médecin légiste ou un entrepreneur de pompes funèbres.
• Traiter les demandes relatives à l'indemnisation des accidents du travail, aux forces de l'ordre et à d'autres instances gouvernementales.
• Répondre aux poursuites judiciaires et aux actions en justice.

Objectif
Nous respectons votre vie privée. Nous sommes également légalement tenus de préserver la confidentialité de vos informations médicales protégées (PHI) en vertu de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA). 

Dans le cadre de notre engagement et de notre conformité légale, nous vous fournissons la présente Déclaration de confidentialité (Déclaration). Cette Déclaration décrit :

• Nos obligations légales et nos pratiques en matière de confidentialité concernant vos PHI, y compris notre obligation de vous informer en cas de violation de données concernant vos PHI non sécurisées. 
• Les utilisations et divulgations autorisées de vos PHI.
• Vos droits concernant vos PHI. 

Contact
Si vous avez des questions concernant la présente Déclaration, veuillez nous contacter à l’adresse info@chemoexperts.com.

Définition
des informations médicales protégées (PHI) Vos informations médicales protégées (PHI) :

• sont des informations de santé vous concernant :
  
  • qui peuvent permettre à quelqu’un de vous identifier ; et
  • que nous conservons ou transmettons sous forme électronique, orale ou écrite.
• Elles comprennent notamment des informations telles que :
  
  • nom ;
  • vos coordonnées ;
  • votre état de santé physique ou mentale passé, présent ou futur, ou vos antécédents médicaux ; 
  • paiement de produits ou services de santé ; ou
  • vos ordonnances.

Champ
d’application Nous constituons un dossier sur les soins et les services de santé que vous recevez, afin de vous prodiguer des soins et de nous conformer à certaines exigences légales. La présente déclaration s’applique à toutes les informations médicales protégées (PHI) que nous générons.
Nous-mêmes, ainsi que nos employés et autres membres de notre personnel, respectons les obligations et les pratiques en matière de confidentialité décrites dans la présente déclaration, ainsi que toute modification dès son entrée en vigueur. 

Modifications apportées à la présente déclaration
Nous pouvons modifier les termes de la présente déclaration, et ces modifications s’appliqueront à toutes les informations que nous détenons à votre sujet. La nouvelle déclaration sera disponible sur simple demande, dans nos locaux et sur notre site web. 

Notification en cas de violation de données
Nous vous informerons sans délai en cas de violation de données susceptible d’avoir compromis la confidentialité ou la sécurité de vos informations médicales protégées (PHI). Nous vous en informerons dans les délais légalement requis après avoir constaté la violation. Dans la plupart des cas, nous vous en informerons par écrit, par courrier prioritaire, ou nous pourrons vous envoyer un e-mail si vous nous avez fourni votre adresse e-mail à jour et si vous avez préalablement accepté de recevoir des notifications par voie électronique. 

Vos droits
En ce qui concerne vos informations de santé, vous disposez de certains droits. Cette section explique vos droits et certaines de nos responsabilités afin de vous aider.
Vous avez le droit de :

• Obtenir une copie de vos informations médicales protégées (PHI). Vous pouvez demander à consulter ou à obtenir une copie électronique ou papier des informations médicales protégées que nous détenons à votre sujet (droit d’accès). Vous pouvez également demander un résumé de vos informations médicales protégées ou une explication de celles-ci. Quelques précisions concernant vos droits d’accès : 
  
  • nous pouvons vous demander de formuler une demande d’accès ;
  • nous pouvons facturer des frais raisonnables, basés sur les coûts réels, pour couvrir les frais de copie, d’envoi postal ou d’autres fournitures liées à votre demande. 
  • vous pouvez demander que nous transmettions une copie de vos PHI à un tiers de votre choix de manière régulière et permanente. Nous exigeons que vous soumettiez ces demandes par voie électronique ; 
  • si vous demandez une copie de vos PHI, nous déciderons généralement de vous accorder ou de vous refuser l’accès dans un délai de 30 jours ; toutefois, si nous ne pouvons pas donner suite à votre demande dans ce délai, nous vous communiquerons par écrit la raison du retard et la date à laquelle vous pouvez vous attendre à ce que nous donnions suite à votre demande ; et
  • nous pouvons refuser votre demande d’accès dans certaines circonstances limitées ; toutefois, si nous refusons votre demande d’accès, nous vous remettrons un refus écrit précisant les motifs de notre décision et vous expliquerons vos droits de recours ou de dépôt d’une plainte. 
• Demandez-nous de corriger votre dossier médical. Vous pouvez nous demander de corriger ou de modifier les PHI que nous détenons à votre sujet et que vous estimez incorrectes ou inexactes. Pour ces demandes :
  
  • vous devez soumettre votre demande par voie électronique, préciser les informations médicales protégées inexactes ou erronées et fournir une justification à l’appui de votre demande ;
  • nous déciderons généralement d’accéder à votre demande ou de la refuser dans un délai de 60 jours. Si nous ne pouvons pas statuer dans ce délai, nous vous communiquerons par écrit la raison de ce retard et vous indiquerons la date à laquelle vous pouvez vous attendre à ce que notre décision soit prise, ce délai ne pouvant excéder 30 jours supplémentaires. Nous ne demanderons qu’une seule prolongation en réponse à une demande ;
  • nous pouvons rejeter votre demande de modification si vous nous demandez de modifier des informations médicales protégées (PHI) qui ne font pas partie de notre dossier, que nous n’avons pas créées, qui ne font pas partie d’un ensemble de dossiers désigné, ou qui sont exactes et complètes ;
  • si nous rejetons votre demande, nous vous en indiquerons les motifs par écrit. Vous aurez le droit de soumettre une déclaration écrite exprimant votre désaccord avec ce rejet et, si vous choisissez de ne pas soumettre cette déclaration, vous pourrez demander que nous joignions votre demande initiale de modification et la décision de rejet à toute future communication des informations médicales protégées (PHI) faisant l’objet de cette modification ; et 
  • nous ajouterons à votre dossier désigné les documents créés ou soumis conformément au présent paragraphe.
• Demandez-nous de limiter l’utilisation ou le partage de vos données. Vous avez le droit de nous demander de limiter l’utilisation ou le partage de vos données de santé protégées (droit de demander des restrictions). Vous pouvez nous contacter et nous demander de ne pas utiliser ou partager certaines données de santé protégées à des fins de traitement, de paiement ou d’administration, ou avec certaines personnes impliquées dans vos soins. Concernant ces demandes :
  
  • nous ne sommes pas tenus d’y donner suite ;
  • nous pouvons refuser si cela affecte vos soins ; mais
  • nous nous engagerons à ne pas divulguer d’informations à une caisse d’assurance maladie à des fins de paiement ou d’opérations de soins de santé si la restriction demandée concerne un produit ou un service de santé pour lequel vous ou une autre personne, autre que la caisse d’assurance maladie, avez payé intégralement de votre poche, sauf si la loi en dispose autrement.
• Obtenir la liste des personnes avec lesquelles nous avons partagé vos informations médicales protégées (PHI). Vous avez le droit de demander un relevé de certaines divulgations de vos informations médicales protégées (PHI) que nous avons effectuées. Concernant ces demandes :
  
  • nous y répondrons au plus tard 60 jours après réception de la demande. Nous pouvons demander un délai supplémentaire de 30 jours au cours de cette période de 60 jours, mais si tel est le cas, nous ne le ferons qu’une seule fois, en fournissant une déclaration écrite expliquant les raisons de ce report et en indiquant la date à laquelle nous comptons envoyer la réponse ;
  • nous inclurons toutes les divulgations, à l’exception de celles relatives au traitement, au paiement et à la gestion des soins de santé, ainsi que de certaines autres divulgations, telles que celles que vous nous avez vous-même demandées ; et
  • nous vous fournirons gratuitement un relevé une fois par an, mais nous vous facturerons des frais raisonnables, calculés en fonction des coûts réels, si vous en demandez un autre dans les 12 mois. Nous vous informerons à l’avance du montant de ces frais et vous pourrez alors choisir de retirer ou de modifier votre demande.
• Choisissez une personne pour agir en votre nom. Si vous avez donné à quelqu’un une procuration médicale ou si une personne est votre tuteur légal, celle-ci peut exercer vos droits et prendre des décisions concernant vos informations médicales protégées (PHI). Nous vérifierons que cette personne dispose de cette autorité et peut agir en votre nom avant de prendre toute mesure.
• Demander des communications confidentielles. Vous avez le droit de demander que nous communiquions avec vous au sujet de questions de santé d’une certaine manière ou à un endroit précis. Par exemple, vous pouvez demander que nous vous contactions uniquement sur votre lieu de travail ou à une adresse spécifique. Concernant ces demandes : 
  
  • nous ne vous demanderons pas la raison de votre demande ;
  • vous devez préciser comment et où vous souhaitez être contacté ; et
  • nous répondrons aux demandes raisonnables.
• Déposer une réclamation. Vous avez le droit de déposer une réclamation si vous estimez que nous avons porté atteinte à vos droits. Nous n’exercerons aucune mesure de rétorsion à votre encontre pour avoir déposé une réclamation. Vous pouvez déposer une réclamation :
  
  • directement auprès de nous en nous contactant par e-mail à l’adresse info@chemoexperts.com. Toutes les réclamations doivent être soumises par écrit ; ou
  • auprès du Bureau des droits civils (Office for Civil Rights) du ministère américain de la Santé et des Services sociaux. Vous pouvez consulter le site www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/ pour obtenir des instructions sur la manière de déposer une réclamation.

Vos choix
Pour certaines informations de santé, vous pouvez nous indiquer vos préférences quant à ce que nous partageons. Si vous avez une préférence claire quant à la manière dont nous partageons vos informations dans les situations décrites ci-dessous, veuillez nous contacter et nous ferons tout notre possible pour suivre vos instructions.

Dans ces cas, vous avez à la fois le droit et la possibilité de nous indiquer si nous devons :

• Partager des informations, telles que vos informations médicales protégées (PHI), votre état général ou votre localisation, avec votre famille, vos amis proches ou d’autres personnes impliquées dans vos soins.
• Partager des informations dans le cadre d’une intervention en cas de catastrophe, par exemple avec une organisation humanitaire afin de faciliter la localisation ou la notification de votre famille, de vos amis proches ou d’autres personnes impliquées dans vos soins.

Si vous n’êtes pas en mesure de nous faire part de votre choix, par exemple si vous êtes inconscient, nous pouvons partager vos informations si nous estimons que cela est dans votre intérêt, selon notre meilleure appréciation. Nous pouvons également partager vos informations lorsque cela est nécessaire pour atténuer une menace grave et imminente pour la santé ou la sécurité.

Dans ces cas, nous ne partagerons pas vos informations sans votre autorisation écrite :

• À des fins de marketing.
• Certaines activités de recherche.
• Autres utilisations et divulgations non décrites dans la présente déclaration. 

Vous pouvez révoquer votre autorisation à tout moment, mais cela n’aura aucune incidence sur les informations que nous avons déjà utilisées et divulguées. 

Dans le cadre de collectes de fonds : 

• Nous pouvons vous contacter dans le cadre de collectes de fonds, mais vous pouvez nous demander de ne plus vous contacter.

Utilisations et divulgations de vos informations médicales protégées (PHI)
La loi nous autorise ou nous oblige à utiliser ou à divulguer vos informations médicales protégées (PHI) pour diverses raisons, que nous expliquons dans la présente déclaration. Nous avons inclus quelques exemples, mais nous n’avons pas répertorié toutes les utilisations ou divulgations autorisées. Lorsque nous utilisons ou divulguons des informations médicales protégées, ou lorsque nous les demandons à une autre source, nous mettrons tout en œuvre pour limiter notre utilisation, notre divulgation ou notre demande concernant vos informations médicales protégées au strict minimum nécessaire pour atteindre l’objectif visé. 

Utilisations et divulgations à des fins de traitement, de paiement ou de gestion des soins de santé

• Traitement. Nous pouvons utiliser ou divulguer vos informations médicales protégées et les partager avec d’autres professionnels qui vous traitent, notamment des médecins, des infirmiers, des techniciens, des étudiants en médecine ou du personnel hospitalier impliqué dans vos soins. Par exemple, nous pourrions divulguer des informations concernant votre état de santé général à des médecins qui vous traitent pour une blessure ou une affection spécifique.
• Facturation et paiement. Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations médicales protégées (PHI) afin de facturer et d’obtenir le paiement de la part des caisses d’assurance maladie ou d’autres organismes. Par exemple, nous communiquons vos informations médicales protégées (PHI) à votre caisse d’assurance maladie afin qu’elle prenne en charge les services dont vous bénéficiez.
• Fonctionnement de notre établissement. Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations médicales protégées (PHI) pour assurer le bon fonctionnement de notre cabinet, améliorer vos soins et vous contacter si nécessaire. Par exemple, nous pouvons utiliser vos informations médicales protégées (PHI) pour gérer les services et les traitements que vous recevez ou pour contrôler la qualité de nos services de santé.

Autres utilisations et divulgations :
nous pouvons partager vos informations d’autres manières, généralement à des fins de santé publique ou de recherche, ou pour contribuer au bien commun. Pour plus d’informations sur les utilisations et divulgations autorisées, consultez www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html. Par exemple, ces autres utilisations et divulgations peuvent concerner : 

• Nos partenaires commerciaux. Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations médicales protégées (PHI) à des personnes ou entités externes qui fournissent des services pour notre compte, tels que des services d’audit, juridiques ou de transcription (partenaires commerciaux). La loi impose à nos partenaires commerciaux et à leurs sous-traitants de protéger vos informations médicales protégées (PHI) de la même manière que nous le faisons. Nous exigeons également contractuellement de ces parties qu’elles n’utilisent et ne divulguent vos PHI que dans les limites autorisées et qu’elles les protègent de manière appropriée.
• Le respect de la loi. Par exemple, nous communiquerons vos PHI si le ministère de la Santé et des Services sociaux l’exige dans le cadre d’une enquête visant à vérifier notre conformité aux lois sur la protection de la vie privée.
• Contribution aux questions de santé et de sécurité publiques. Par exemple, nous pouvons partager vos informations médicales protégées (PHI) afin de :
  
  • signaler des blessures, des naissances et des décès ; 
  • prévenir des maladies ; 
  • signaler des effets indésirables liés à des médicaments ou des défauts de dispositifs médicaux ; 
  • signaler des cas présumés de négligence ou de maltraitance envers des enfants, ou de violence domestique ; ou 
  • prévenir une menace grave pour la santé ou la sécurité publiques.
• Répondre à des actions en justice. Par exemple, nous pouvons partager vos informations médicales protégées (PHI) pour répondre à :
  
  • une ordonnance judiciaire ou administrative ou une assignation à comparaître ;
  • une demande de communication de pièces ; ou
  • toute autre procédure légale.
• Recherche. Par exemple, nous pouvons partager vos informations médicales protégées (PHI) dans le cadre de certains types de recherche médicale ne nécessitant pas votre autorisation, notamment si un comité d’éthique (IRB) a levé l’obligation d’autorisation écrite.
• Collaboration avec les médecins légistes ou les entrepreneurs de pompes funèbres. Par exemple, nous pouvons communiquer des informations médicales protégées à des médecins légistes ou à des entrepreneurs de pompes funèbres en cas de décès d’une personne.
• Réponse aux demandes de don d’organes et de tissus. Par exemple, nous pouvons partager vos informations médicales protégées (PHI) afin d’organiser un don d’organe ou de tissu autorisé de votre part ou une greffe pour vous.
• Répondre aux demandes relatives à l’indemnisation des accidents du travail, aux forces de l’ordre ou à d’autres organismes publics. Par exemple, nous pouvons utiliser et divulguer vos informations médicales protégées pour :
  
  • des demandes d’indemnisation des accidents du travail ; 
  • des activités de contrôle sanitaire menées par des agences fédérales ou d’État ;
  • des fins d’application de la loi ou à un agent des forces de l’ordre ; ou
  • des fonctions gouvernementales spécialisées, telles que les activités militaires et relatives aux anciens combattants, la sécurité nationale et le renseignement, les services de protection présidentielle ou l’aptitude médicale.